コンテンツの構造化には、同じ情報を繰り返し記述したり翻訳しなくて済むようになるというメリットがあります。 

コンテンツを構造化していないと、あるコンテキストで作成した情報を、別のコンテキストで活用したり、共有したりすることができません。 これは、同じ情報をさまざまなコンテキストで何度も使用する必要があるグローバル企業にとっては非常に大きな問題です。 

左の図は、複数のトピック、バージョン、改訂版を管理する場合の複雑さを示しています。

例えば、プリンターのカートリッジの交換やモバイル端末のバッテリーの充電方法に関する情報は、企業のWebサイトやサポートセンター、テクニカルドキュメントにパブリッシュする必要があります。 また、そうした情報は、部署間でまったく、もしくはほとんど変わりません。 

コンテンツを構造化していないと、こうした情報を何度も作成し直すか、あるコンテキストから別のコンテキストに手作業でコピー＆ペーストしなければなりません。 どちらの方法もコストがかかり、顧客に提供する情報に矛盾が生じるおそれがあります。